Imagine que es su primer día en un nuevo trabajo y su jefe le conecta un cable en la cabeza. De repente, toda la información que necesita saber sobre su plaza se transfiere a su cerebro, al igual que Neo aprende kung fu en La Matrix. Cuando su empresa tiene un wiki de negocios, puede aprender todos los detalles de su nuevo trabajo así de fácil.

Las semanas dedicadas a aprender los detalles y molestar a su equipo con preguntas desaparecen. Se ha convertido en un empleado que contribuye plenamente. Y es sólo el primer día.

Puede sonar poco realista, pero en algunas empresas, este tipo de transferencia de conocimiento realmente existe. Pero en lugar de enchufar un cable en el cerebro de un nuevo empleado (estamos de acuerdo en que sería espeluznante), les piden que lean el wiki de la empresa.

¿Qué es un wiki empresarial?

Un wiki de negocios es una base de datos central de conocimiento. Es un lugar donde todos sus compañeros de trabajo pueden almacenar documentación interna sobre procesos, proyectos o productos que están elaborando.

Puede considerarlo como una Wikipedia interna o Google para su empresa. ¿No sabes cómo hacer algo? Solo búsquelo en el wiki de la empresa.

Idealmente, todos en su equipo contribuirán al wiki de manera regular, agregando y actualizando información constantemente. Ya sea que se trate de un proceso que nadie más sabe cómo hacer, información sobre un cliente o detalles sobre un plan de precios anterior, todos son expertos en algo, por lo que todos tienen algo que aportar.

Y al involucrar a todos en el intercambio de conocimientos, aumenta la sabiduría colectiva de todo su equipo y reduce el tiempo que tienen que dedicar a buscar lo que necesitan.

¿Por qué necesita un wiki para los negocios?

¿Qué tienen en común Apple, Google, Microsoft, Facebook y Amazon? No solo son las cinco compañías más grandes por capitalización de mercado en el mundo, sino que también usan wikis de empresa. Se dieron cuenta de que al compartir conocimientos, podían moverse más rápido y hacer más cosas.

Las empresas que no tienen un wiki están en desventaja en comparación con los competidores que sí lo tienen. Hemos reunido tres razones convincentes por las que tener un wiki es crucial para el crecimiento de su empresa.

Puede incorporar nuevos miembros del equipo más rápido

Según Glassdoor, el empleador estadounidense promedio gasta aproximadamente $4,000 y 24 días para contratar a un nuevo trabajador. Eso es mucho tiempo y dinero que no quieres desperdiciar.

Sin embargo, dado que el 59 % de las agencias de marketing tardan más de tres semanas en poner al día a los nuevos empleados , el típico proceso de incorporación sofoca su productividad. Como resultado, el retorno de la inversión que el equipo de reclutamiento hizo para contratar a estos nuevos empleados cae.

Desafortunadamente, un proceso de incorporación prolongado es algo que la mayoría de las empresas tienen que soportar. Comenzar un nuevo trabajo puede ser estresante para los nuevos empleados. No tener idea de qué hacer, cómo hacerlo o a quién pedir ayuda puede hacerlos sentir ineptos. Pero en última instancia, no es su culpa. Después de todo, no existe un curso de capacitación único para cada trabajar en una nueva empresa.

Sin embargo, a pesar de estas duras realidades, su empresa puede reducir drásticamente el tiempo que lleva incorporar nuevos empleados. ¿Cómo? Al utilizar un wiki de negocios. Con un wiki, los nuevos miembros del equipo pueden buscar fácilmente la información que necesitan para hacer bien su trabajo, haciéndolos sentir más inteligentes y más capaces de resolver problemas por sí mismos.

Además, pueden buscar información tantas veces como quieran, lo que no es posible durante las interacciones en persona, debido a la vergüenza de hacer la misma pregunta varias veces.

En Wistia , una empresa de software de video que ayuda a las marcas a crear una experiencia similar a la de Netflix en sus sitios web, invertir en un wiki para empresas fue crucial para incorporar nuevos empleados , especialmente porque la empresa cuadruplicó su tamaño en solo cinco años.

Después de empezar a usar un wiki, los nuevos empleados ya no le hacían las mismas preguntas al gerente de incorporación una y otra vez. Tampoco tuvieron que buscar respuestas en aplicaciones de mensajería con funciones de búsqueda básicas, o plataformas de colaboración de contenido que no podían detectar contenido duplicado, como Dropbox, Quip y Google Drive.

Pudieron encontrar fácilmente conocimientos en una plataforma central confiable.

Su equipo puede pasar menos tiempo buscando información y más tiempo trabajando

Según un estudio de McKinsey , los trabajadores del conocimiento dedican el 19 % de su tiempo a buscar y recopilar información para hacer su trabajo. En otras palabras, por cada cinco personas que contrata, obtiene la productividad de cuatro personas.

Para reducir la cantidad de tiempo que los miembros de su equipo pasan buscando información, usar un wiki es un primer paso crucial. Con un wiki, las personas no tienen que perder el tiempo buscando documentos importantes, descifrando cómo realizar procesos o luchar para colaborar en un proyecto.

De hecho, el mismo estudio de McKinsey encontró que configurar sistemas facilita la búsqueda y recopilación de información. El proceso por sí solo recupera esa pérdida del 19 % en la productividad y puede aumentarla hasta en un 35 % .

En Firmatek , una plataforma de informes y análisis de datos, alojar toda su información y procesos en una plataforma de fácil búsqueda no solo fue crucial para aumentar la productividad, sino también para brindar respuestas precisas a sus clientes.

Firmatek realiza múltiples recopilaciones de los datos del sitio web de sus clientes a lo largo del tiempo para realizar su análisis. Entonces, si diferentes miembros del equipo siguen diferentes procedimientos, su análisis será inexacto, lo que obligará al equipo de procesamiento de datos a limpiar el desorden.

Antes de usar un wiki empresarial, Firmatek alojaba sus procedimientos en Google Drive, Egnyte e incluso documentos físicos. No hace falta decir que era difícil encontrar el documento correcto cuando toda su información estaba dispersa en múltiples plataformas.

Pero después de empezar a usar el wiki, los técnicos de campo de Firmatek pudieron encontrar y confiar fácilmente en los procedimientos estandarizados y aumentar el número de nuevos empleados. Poco después, todos los equipos de Firmatek utilizaban el wiki para almacenar toda su información y procesos y usar la plataforma como la única fuente de información.

Puede albergar conocimientos importantes durante el tiempo que quiera

Cuando uno de sus compañeros de equipo deja su empresa, a menudo se lleva todo su conocimiento institucional con él. Claro, podría pedirles que hagan una "descarga de cerebros", donde escriban todo lo que saben sobre el trabajo antes de irse. Pero eso rara vez funciona: es difícil documentar todo lo que hacen en tan poco tiempo. También se omiten inevitablemente piezas importantes de información.

Sin embargo, con un wiki, puede capturar sistemáticamente el conocimiento de los miembros de su equipo a medida que lo adquieren. Como resultado, puede usarlo para futuras referencias. Esta acumulación de conocimiento institucional se convierte en una gran ventaja competitiva para su empresa con el tiempo, lo que de otro modo nunca habría sucedido.

En Process Street , una plataforma de gestión de flujos de trabajo, el seguimiento de los procesos es su método preferido para hacer las cosas. Pero la única forma de encontrar, ejecutar e iterar estos procesos es documentándolos en su wiki para empresas.

“Nos encantan los procesos y las listas de verificación. Cada tarea recurrente que realiza nuestro equipo ha sido documentada y se utiliza dentro de nuestra herramienta”, dice Andrew Miller, director de marketing digital de Process Street. “Esto nos ayuda a reducir el error humano y a asegurarnos de que los miembros del equipo sepan exactamente lo que se debe hacer”.

Sin embargo, documentar cada proceso no solo ayuda a Process Street a reducir los errores y ajustar los procedimientos:

Tener una base de conocimiento centralizada nos ha permitido continuar mejorando la eficiencia de nuestro equipo, crear más transparencia interna y reducir el tiempo de capacitación de incorporación de nuevos miembros del equipo”.

Andrew Miller -Director de Marketing Digital en Process Street

Suena como una ventaja para nosotros.

Cuanto antes empiece a documentar, mejor estará su equipo. Idealmente, empezaste a documentar las cosas desde el primer día. Pero si no, no hay mejor día para empezar que hoy.

Configurar un wiki interno hoy es muy parecido al famoso proverbio chino: